Come creare una fattura proforma: guida completa con Software Semplice
Creare una fattura proforma è un passaggio fondamentale per chi vuole emettere un documento di cortesia prima della fattura definitiva. In questa guida scoprirai come creare proforma, quando utilizzarla e come gestirla in modo semplice e veloce grazie a Software Semplice. Imparerai anche la differenza tra proposta, proforma e fattura, come personalizzare la tua proforma di fattura con spese, ritenute e stampe dedicate.
Differenze tra proposta, proforma e fattura
Prima di vedere come fare una fattura proforma, è importante sapere quando serve usarla. La proforma di fattura non ha valore fiscale ma anticipa tutti i dati che confluiranno nella fattura finale. È molto utile come documento di proposta economica verso il cliente, per confermare un ordine o una prestazione.
Consiglio pratico: Se devi inviare una proposta commerciale, valuta se usare una semplice offerta o direttamente una fattura proforma. La proforma è perfetta se hai già tutti i dettagli da fatturare ma non vuoi ancora emettere la fattura fiscale.
Come fare una fattura proforma nel software
In Vendite 🠖 Fatture proforma clicca su Aggiungi per creare una nuova proforma.
Nel tab Generale inserisci:
- Cliente
- Numero e Data documento (precompilati ma modificabili)
- Sezionale (creabile da Impostazioni 🠖 Sezionali)
- Condizione di pagamento
Numerazione e sezionali ti aiutano a tenere separate le proforme dalle fatture definitive.
Inserimento prodotti e note
Nel tab Dettaglio prodotti/servizi puoi aggiungere tutti i beni o servizi. Con il pulsante Aggiungi scegli tra Articolo o Nota:
- Articolo: per inserire codici, quantità e prezzi
- Nota: utile per aggiungere descrizioni aggiuntive, spiegazioni o condizioni speciali.
Nel primo caso la riga permetterà di caricare un articolo con quantità, prezzo etc, nel secondo caso si potrà inserire un’annotazione o descrizione.
Se si sta inserendo un prodotto/servizio già registrato in Prodotti/Servizi basterà iniziarlo a digitare nel campo Codice e lo si potrà poi selezionare dall’elenco.
Se si vuole inserire un prodotto non ancora registrato, iniziando a digitare il codice si presenterà la possibilità di caricare il prodotto selezionando la voce Aggiungi.
Il pulsante Importa da invece permette di importare altri documenti o righe di altri documenti associati allo stesso cliente. Cliccando sul pulsante verranno fornite le tipologie di documenti importabili, e una volta selezionato il tipo l’elenco dei documenti.
Nel box dedicato alle spese si possono gestire appunto Spese Bollo, Spese Trasporto e Spese Incasso.
Per le spese bollo, inserire l’importo e abilitare il campo se il bollo è a carico del cliente.
È possibile gestire le Spese bollo in modo automatico, se dovranno essere applicate in tutti i documenti. Da Impostazioni 🠖 Parametri Azienda 🠖 Spese bollo. In questa sezione è possibile impostare l’importo, inserimento del bollo di default e abilitare se a carico del cliente.
In alternativa è possibile impostare l’inserimento del bollo in base al cliente verso il quale si emette il documento. Nell’anagrafica del cliente, nel tab Fatturazione è presente la sezione Spese bollo.
I tab Altri dati, Casse previdenziali e ritenute, Trasporto e Stampa permettono di inserire ulteriori informazioni.
Nel tab Altri dati sono presenti i campi dedicati all'Esigibilità IVA, all’associazione di un Listino, Annotazioni, Banca Azienda e Banca Cliente, associazione Deposito.
Qualora non si voglia fatturare il documento abilitare la voce Non fatturare, il documento verrà così chiuso.
Il tab Casse previdenziali e ritenute permette la gestione delle ritenute e casse previdenziali, fondamentale per professionisti e lavoratori autonomi.
Nel tab Trasporto sono presenti i campi relativi a informazioni come l’Indirizzo di spedizione e altri dettagli: Vettore, Causale Trasporto, Codice porto, etc.
Infine nel tab Stampa è possibile nascondere nella stampa del documento i Prezzi, i Totali e le Info spedizione.
Da Impostazioni 🠖 Configurazione documenti tuttavia è possibile configurare queste impostazioni di stampa di default per documenti.